En el mundo moderno, es esencial que todo negocio lleve un control de sus documentos. Esto no es sólo para garantizar que no haya copias duplicadas o cualquier otra práctica fraudulenta, sino también porque protege contra posibles problemas legales. Desde que un documento lleva a otro, hasta que evoluciona con el tiempo y se convierte en una entidad más completa, las organizaciones necesitan una solución que pueda hacer un seguimiento para que se pueda acceder a ellos y estén disponibles cuando se necesiten.
Las empresas utilizan la gestión de documentos de varias maneras para ayudar a lograr este objetivo. Algunas empresas la utilizan como una extensión de la gestión de archivos y otras lo utilizan como una solución a nivel empresarial, que incorpora efectivamente a todos los departamentos en un sistema integrado con una funcionalidad particular basada en sus necesidades.
¿Cómo elegir la gestión documental adecuada para su empresa?
Si quieres implantar la gestión documental en tu empresa, lo primero que debes hacer es determinar el uso que le dará tu negocio. Hay algunas pautas generales que pueden ayudarte a decidir qué tipo de solución de gestión documental es la adecuada. Un ejemplo es su número de empleados y el volumen de trabajo que producen. Si tienes un alto índice de rotación de empleados, la gestión de documentos podría ser difícil debido a la cantidad de formación necesaria para el nuevo personal.
Por otro lado, si tu negocio es relativamente estable y tiene un alto índice de retención de empleados, la gestión documental será una opción más fiable y asequible. Otra pauta a tener en cuenta es si existen o no ubicaciones físicas donde se crean o almacenan los documentos y cómo se pueden acomodar esas ubicaciones dentro del flujo de trabajo de tu negocio.
Si no hay ubicaciones físicas en las que se crean o almacenan los documentos, esto facilitaría la gestión de los mismos, ya que no habría complicaciones adicionales para transportarlos de un lugar a otro o para encontrar un espacio de almacenamiento para ellos.
¿Por qué necesitas una gestión documental de nivel empresarial en tu negocio?
La respuesta es sencilla: cuanto más eficiente sea su sistema de gestión de documentos, mejor podrá funcionar tu empresa. Esto significa que no sólo ayuda a realizar un seguimiento de los documentos, sino que también los protege de la pérdida o el robo. Con un sistema de gestión documental eficaz, podrás crear un entorno de trabajo más productivo, ya que los empleados tienen acceso a información importante a su disposición y no tienen que buscarla cuando la necesitan.
De este modo, no es necesario añadir estrés en el lugar de trabajo y puedes centrarse en lo que es realmente importante. Aunque todas estas ventajas ayudan, no parece una tarea fácil implementar la gestión de documentos a nivel empresarial con múltiples departamentos que tienen diferentes necesidades y diferentes formas de hacer las cosas. Ahí es donde entra la importancia de una buena solución de gestión documental.
No sólo permite un acceso centralizado, sino que sirve como centro de comunicación organizativa que permitirá a tu empresa ser más eficiente en general y realizar un seguimiento de los datos más fácil que nunca. Por ello, toda organización debería invertir en una solución de gestión de documentos que tenga la agilidad y la funcionalidad necesarias.
Para qué sirve la gestión documental: 7 funciones básicas de un buen sistema
Un sistema de gestión de documentos (DMS) es una aplicación de software que ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de los documentos y gestionarlos. Los documentos pueden ser escritos o electrónicos, y pueden incluir cualquier cosa, desde currículos hasta cláusulas de contratos. Las siguientes son las funciones básicas de un buen DMS:
1. Rastreo y almacenamiento de documentos: un buen DMS podrá rastrear y almacenar documentos tanto digitales como físicos. Debe tener un repositorio central donde se puedan almacenar y acceder a todos los documentos.
3. Debe poder leer y escribir versiones electrónicas de la mayoría de los formatos de documentos, incluso si no los ha creado el proveedor de DMS.
4. El sistema debe ser capaz de convertir automáticamente los documentos a un formato compatible para que sea posible incluirlos en el sistema. Esta conversión debe ocurrir sobre la marcha.
5. Debe tener la capacidad de extraer datos de documentos e imágenes y almacenarlos como metadatos, para que pueda usar esta información más adelante.
6. Debe poder escanear documentos y almacenarlos en el DMS.
7. El sistema debe soportar la capacidad de buscar información dentro de los documentos.
Si deseas que tu organización funcione de la mejor manera, es importante contar con un sistema de gestión de documentos bien administrado. Al tomarte el tiempo para aprender a usarlo correctamente, puedes ayudar a optimizar los procesos y ahorrar a todos tiempo y dinero valiosos.
Ventajas de utilizar un software de gestión documental para tu empresa
La gestión de los documentos se hace más fácil y rápida con el uso de un software de gestión documental. Puedes almacenar todos tus documentos en un solo lugar y asegurarte de que están accesibles en cualquier momento. Ahorra tiempo al no tener que revisar físicamente una pila de papeles o buscarlos en un disco duro. Además, te ayuda a evitar tener que contratar más personal sólo para gestionar los documentos.
El software de gestión documental integra múltiples plataformas de hardware y software para que se pueda acceder a él desde cualquier dispositivo, incluidos los móviles. Esto permite un mayor acceso a la información para todos los miembros de la organización en cualquier momento. Estas son las ventajas de implantar la gestión documental en tu empresa:
- Mayor eficiencia y productividad. Son muchas las ventajas de utilizar un software de gestión documental. Una de las ventajas más importantes es que puede ayudar a aumentar la eficiencia y la productividad. Esto se debe a que el software puede automatizar varias tareas, como la creación, el almacenamiento y la recuperación de documentos. Esto puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, que puede utilizarse de forma más productiva en otros lugares.
- Seguridad y cumplimiento mejorados. DMS proporciona un depósito central seguro para todos los documentos de tu negocio, lo que facilita el seguimiento y el control de quién tiene acceso a qué. Además, DMS puede ayudarte a automatizar y administrar sus procesos de cumplimiento, asegurando que todos estén en la misma página y que los documentos críticos nunca se pierdan o extravíen. La implementación de una solución de gestión de documentos puede ayudar a llevar a tu empresa al siguiente nivel de seguridad y cumplimiento.
- Colaboración y comunicación mejoradas. La implementación de un software de gestión de documentos puede ofrecer muchas ventajas para las empresas, incluida una mejor colaboración y comunicación. Con el software de gestión de documentos, los empleados pueden compartir documentos y colaborar en proyectos en tiempo real, sin importar dónde se encuentren. Esto puede conducir a una mejor comunicación entre los miembros del equipo y una disminución en la cantidad de errores cometidos. Además, el software de gestión de documentos puede ayudar a realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos a lo largo del tiempo, de modo que todos trabajen siempre con la versión más actualizada.
- Ahorro de costes. El software de gestión de documentos puede ahorrarte dinero a su empresa de varias maneras. Quizás la forma más obvia es reducir la necesidad de papel. Al digitalizar sus documentos, puede eliminar el costo del papel, la tinta de la impresora y el espacio de almacenamiento físico.
- Otra forma en que el software de gestión de documentos puede ahorrarte dinero es aumentando la eficiencia. Cuando todos sus documentos están organizados y se pueden buscar fácilmente, usted y sus empleados perderán menos tiempo buscando archivos perdidos o extraviados. Esta mayor eficiencia puede dar lugar a una reducción de los costes operativos y una mejora de la productividad.
- Finalmente, el software de administración de documentos puede ayudarte a ahorrar dinero en costes relacionados con el cumplimiento. Al asegurarse de que todos tus documentos estén almacenados y rastreados de forma segura, puedes minimizar el riesgo de costosas multas o sanciones por incumplimiento. Además, muchos sistemas de administración de documentos incluyen funciones como registros de auditoría y control de versiones que ayudan a cumplir con los requisitos reglamentarios con bastante facilidad.
¿Qué es un PDF en el contexto de la gestión de documentos?
Un PDF es un formato de archivo que puede utilizarse para almacenar y compartir documentos electrónicamente. El formato PDF ha sido creado por Adobe, pero no se limita a él. Muchos otros programas de software pueden producir documentos PDF porque el formato de archivo PDF está abierto al uso desde 1995. Muchas organizaciones consideran que los PDF son una solución eficaz para la gestión de documentos porque son fáciles de compartir, almacenar y acceder.
De hecho, el formato PDF permite incrustar en el documento objetos como imágenes y contenido multimedia que hacen más agradable su visualización. Algunos de los inconvenientes del uso de un PDF son que no se puede editar de la misma manera que un documento tradicional en papel o que no hay una función de anotación nativa. Si buscas funciones más avanzadas que las que ofrece un PDF, como comentar partes específicas del documento, puede que esta no sea la mejor opción para ti.
Conclusión
La gestión documental es una parte importante de cualquier empresa. Las permite mantener sus registros de forma permanente, facilita el trabajo en equipo y ahorra tiempo. Además, el big data se puede utilizar en la gestión documental para aprovechar toda la información disponible. Al integrar la gestión de documentos con otros procesos de la empresa, puedes crear un gran sistema que satisfaga las necesidades de tu negocio.
