Caso Práctico: Cuando tu negocio funciona y no dispones de datos para tomar decisiones. Parte 1.

Caso Práctico: Cuando tu negocio funciona y no dispones de datos para tomar decisiones. Parte 1.

En este artículo hablamos de un caso práctico relacionado con la necesidad de obtener datos relevantes acerca del funcionamiento de tu empresa de una forma instantánea para que puedas corregir o tomar decisiones estratégicas. Conseguir estos datos supone en muchos casos horas o incluso días de trabajo, solo en pensar en todo lo que tienes que mover para conseguirlos te echa para atrás, mientras tanto claro siguen las llamadas, reuniones, salidas, propuestas urgentes, vida personal…

Además de la obtención de estos datos tienes que tener una estructura segura para disponer de ellos, porque un día te pones a buscar la típica hoja en numbers o excel super chula, con los ingresos, gastos, gráficos en 3 D, que lleva conviviendo contigo años y de repente no la encuentras en la carpeta donde estaba, o bien no se puede abrir y no sabes por donde comenzar a mirar… Y os digo que estas circunstancias ocurren y que muchas empresas cuidan su imagen exterior francamente bien pero en todo lo relacionado con su información y sus herramientas hacen justamente lo contrario, en la mayor parte de los casos por desconocimiento del riesgo que corren.

Y es que cada vez que te ocurre esto empiezas a cuestionarte aspectos acerca de tu negocio, está funcionando eso es cierto sino no estarías ahí, pero podría funcionar mejor?, podrías hacer más de lo que haces?. Y es que llevar un negocio no es nada fácil; tener a tus empleados motivados, una estrategia clara con unos objetivos marcados y controlados por un sistema informático seguro desde el cual cada uno tenga acceso nada más que a la información que maneja, sea en tus instalaciones o fuera de ellas, con una formación adecuada al cargo que desempeña cada persona y una definición clara de las funciones de cada puesto de trabajo.

Estos son algunos de los puntos que provocan que tu empresa este en riesgo permanente y que te pueden hacer perder dinero sino dispones de ningún plan en caso de que surjan los problemas. Lo que está claro viéndolo desde la perspectiva del negocio es que se debe dotar de herramientas y de la seguridad necesarias al mismo para que sirvan de base al resto de la estrategia compuesta en gran medida por el elemento «productividad».

Y dicho esto, ahora ya si vamos con el caso práctico relacionado con lo ya comentado:

Hace unas semanas nos llamo un cliente que se dedica a facilitar a estudiantes extranjeros su formación en España. Esta empresa les ayuda con el papeleo, los visados, les busca alojamiento les ofrece clases sobre la cultura e idioma y algunas otras particularidades de este nicho concreto. Como misión tienen la de ayudar a los estudiantes a seguir con su formación facilitando su integración en España. Para la captación de estos estudiantes viajan cada cierto tiempo a determinados países desde donde exponen las ventajas del sistema y la contratación de sus servicios.

Esta empresa comenzó inicialmente con 6 personas habiendo llegado en la actualidad a 22. Este crecimiento les ha obligado a integrar todos los departamentos y crear objetivos particulares de cada uno de ellos y generales de la empresa. Hasta el momento en el que nos contactaron, tenían una persona de su equipo que les llevaba la parte informática desde el comienzo de su andadura.

Esta persona aunque disponía de conocimientos acerca de las herramientas de trabajo diario y en como resolver problemas de primer nivel para los usuarios, carecía de conocimientos en metodologías ágiles de proyectos con los que establecer unos objetivos claros y medibles para ir afrontando los nuevos retos de la empresa y otros de tecnología para implantar las herramientas y seguridad necesarias para cumplir con los objetivos descritos por la dirección.

La empresa la forman varios departamentos incluido el administrativo, que no disponían de las herramientas necesarias con las que poder analizar, compartir y realizar todas las acciones diarias para desempeñar con éxito sus funciones. Hasta ese momento los departamentos compartían la información relevante a través de ficheros excel, alojados en una carpeta compartida en el servidor.

En relación a su entorno de trabajo y herramientas disponen de equipos HP con diferentes sistemas operativos, Windows 7, 8 y Windows 10 en total 19 y 3 Mac que utilizan para diseño y marketing. De los HP algunos trabajan con open office y otros con office 365. Como gestor de correo utilizan Outlook y mail en los Mac. También disponen de impresoras color y blanco y negro láser y otras de tinta para uso de algún puesto concreto.

Disponen de una red wifi y de datos a través de la fibra de Vodafone y un servidor con una serie de carpetas compartidas donde tienen estos ficheros excel mencionados anteriormente. Desde el exterior no tienen acceso a la red informática, cuando alguien necesita algún dato le envían el fichero en cuestión.

En cuanto a políticas tienen adaptadas las descritas en la RGPD como las de privacidad y consentimiento, condiciones de cada una firmadas por cada empleado. así como las cláusulas de información para clientes, proveedores y su correspondiente documento de seguridad y hoja de riesgos.

No te pierdas la continuación el próximo jueves con las acciones que desarrollamos para cada uno de los problemas encontrados. Si te interesan este tipo de artículos basados en nuestro trabajo diario y otros relacionados con la tecnología visto desde el punto de vista de un CEO, financiero o emprendedor suscríbete a nuestras news.

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Juan Carlos Reyes / CEO Globaltis


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