Hoy continuamos con el caso del negocio sin datos. Una empresa en plena expansión que no había tenido en cuenta su crecimiento para dimensionar su estructura informática. Lo que mas preocupaba era; la falta de datos financieros con los que poder tomar decisiones necesarias para la buena marcha del negocio, la seguridad de la información y la productividad de cada departamento. Puedes acceder a la parte I desde aquí.
Estos son los puntos que revisamos sobre los que actuar.
La empresa la forman varios departamentos que compartían la información relevante a través de ficheros excel, alojados en una carpeta compartida en el servidor.
Diferentes sistemas operativos y aplicaciones, Windows 7, 8 y Windows 10, open office, office 365, Outlook y mail en los Mac. En equipos Apple y HP, impresoras color y blanco y negro láser y otras de tinta.
Disponen de una red wifi y de datos a través de la fibra. Desde el exterior no tienen acceso a la red informática y en cuanto a políticas tienen la RGPD realizada.
Vamos con el planteamiento del proyecto.
Pues bien, como en todo proyecto comenzamos con la metodología ADEP, y que es esto? pues las siglas correspondientes a las palabras análisis, diagnóstico, estrategia y plan de acción. Comenzamos con un análisis de situación del conjunto de la infraestructura, una vez desarrollado, mantuvimos una reunión con la dirección de la empresa para hablar acerca de sus necesidades y objetivos generales, tanto en el negocio como a nivel departamental.
Es primordial definir las necesidades de la empresa para establecer los objetivos.
Como hemos comentado ya en el artículo, como objetivo principal el responsable financiero demandaba datos para poder implantar una hoja de ruta en la empresa, basada en el área comercial y administrativa que le permitiera tomar decisiones. Pero para conseguir esto y como pasos previos necesitábamos añadir seguridad en nuestro entorno de trabajo, implantar medidas de control que detectaran cualquier fallo y el levantamiento de los sistemas en caso necesario, la optimización de los procesos para aumentar el rendimiento o productividad y la detección de cualquier aspecto o «pain» (puntos de dolor) que provocara un funcionamiento inadecuado de los departamentos.
La fase diagnóstico nos ayuda a evaluar el alcance de las medidas.
Una vez conocidos sus objetivos y con la información mostrada en el análisis, realizamos un diagnóstico general de su entorno acerca de varios aspectos como la seguridad, el estado de su infraestructura, la capacitación de empleados y los procesos entre departamentos.
En el apartado tecnológico y como primera medida prioritaria detectada en el diagnóstico se determinó la necesidad de introducir elementos de seguridad perimetral en la estructura, para proteger y auditar los accesos externos e internos. La implantación en la empresa de estos elementos nos obligó a trabajar conjuntamente con Recursos Humanos para crear una política de permisos de acceso a la información.
Como segunda medida, se decidió estandarizar las herramientas y sistemas para aumentar la productividad y tener un parque informático más flexible y controlado, realizando finalmente un inventario de equipos, dispositivos y aplicaciones.
Una tercera medida indicaba la necesidad de detectar los elementos críticos como servidores de datos, comunicaciones y aplicaciones en Cloud para una vez conocidos, crear planes de contingencia que minimicen el impacto en el negocio ante una posible caída o manipulación de la información contenida en los sistemas. Este plan de contingencia lo acompañamos de un plan previo de riesgos que describía los posibles peligros a los que se enfrentaba la empresa diariamente.
La cuarta medida se dedicó al análisis de los procesos de trabajo para conocer el funcionamiento de cada departamento, sus relaciones, los elementos compartidos de red y la información que manejaban.
Con la cuarta medida completada y conociendo ya las relaciones entre departamentos, nos pusimos manos a la obra con una quinta medida, para analizar los procesos de cada puesto y tener una visión del funcionamiento general de la empresa y de cada empleado. A través de este conocimiento se pudo mejorar la velocidad de tratamiento de datos en cada uno de ellos y detectar los problemas que provocaban un tiempo excesivo en la realización de la tarea.
Adelante con la estrategia y plan de acción.
Con toda esta información a nuestro alcance convocamos una nueva reunión para; dar a conocer las medidas a emprender y de esta manera conseguir los objetivos definidos en una primera reunión, hablar sobre cual sería la estrategia a seguir, asignar las prioridades y crear las fases del proyecto que describían como implementar cada medida.
Con todos estos datos presentamos el plan de acción con las fases de proyecto, los recursos y las fechas de actuación para cada medida y así conseguir los objetivos ya comentados.
Vamos con la solución acerca de la falta de datos.
Paralelamente a la realización de las acciones mencionadas buscamos una herramienta para el intercambio de información entre departamentos y para que el financiero pudiera tener finalmente sus datos. Tras evaluar varias alternativas para este caso concreto se optó por A3ERP por su escalabilidad y su pequeña curva de aprendizaje para los equipos.
Para la implantación de todo el plan de acción, escogimos el método Scrum por su flexibilidad y adaptación a las necesidades del negocio como beneficio principal, por lo que durante 2 meses tocamos todos estos puntos que os he comentado e implantamos la herramienta A3ERP para la obtención de todos estos datos.
Revisión de costes en la estructura.
Como veis hemos realizado el plan de acción para conseguir llegar al objetivo final, así que ya conocedores del funcionamiento de la empresa y con datos disponibles, solicitamos a administración los gastos en telefonía, internet e impresión para actuar sobre ellos. Sondeando el mercado conseguimos mejores tarifas en telefonía e internet, negociando con su proveedor actual mejores condiciones. Respecto al coste de impresión haciendo números determinamos que era recomendable sustituir las impresoras existentes e introducir dos de ellas en coste por copia para trabajo en equipo y que situamos en cada extremo de la oficina.
Como conclusión final o aprendizaje de todo lo comentado.
Es recomendable para no llegar a una situación crítica como la comentada en el artículo que consideremos la parte informática de nuestro negocio como un elemento vivo que requiere de actuaciones para controlar y mantener la estructura informática empresarial del negocio, actualizar los procesos y convertir los nuevos en digitales.
Con la puesta en marcha de estás medidas se obtiene la tranquilidad y confianza necesarias para abordar proyectos en el negocio a medio y largo plazo, disminuyendo la incertidumbre y aumentando nuestra capacidad de respuesta ante cualquier desastre. Con esta implantación también evitas incidencias que suponen un gasto diario a veces no percibido y que atacan los beneficios del negocio, por lo que dejarás de perder dinero.
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Juan Carlos Reyes / CEO Globaltis
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